Quando si tratta di organizzare nel migliore dei modi il proprio ufficio, è molto importante badare a tutti quegli aspetti che riguardano gli acquisti di materiale e di macchinari per operare, puntando essenzialmente all’individuazione di soluzioni che permettano di rendere efficienti i propri investimenti.
Oltre ad un mobilio che sia in linea con le esigenze del presente, come delle scrivanie e delle sedie sufficientemente ergonomiche, bisogna poi anche preoccuparsi di individuare per esempio delle apparecchiature che consentano di ottimizzare i tempi e i costi di lavoro sul lungo periodo. In effetti, ritrovarsi a dover spendere parecchi soldi per quanto riguarda la sostituzione e l’eliminazione di cartucce e toner esauriti, non è certo una delle soluzioni migliori per chi debba amministrare un ufficio: in questo senso, acquistare degli apparecchi che consentano di usare prodotti compatibili, è importantissimo. Non dimentichiamoci, d’altro canto, che solo procurandosi per esempio dei consumabili compatibili marchio 5 star premier è possibile ottimizzare i costi di gestione e di utilizzo della stampante, i quali, se possibile devono essere migliorati in particolare in rapporto al numero di stampe effettuate. Non dimentichiamoci, infatti, che è proprio il livello di ammortamento derivante dall’uso quotidiano, unitamente al costo per l’utilizzo, a dovere essere preso in considerazione per scegliere con piena consapevolezza l’apparecchio da usare in azienda: sono infatti i costi correnti ad avere un impatto importante. Si potrebbe in effetti ritenere erroneamente che un certo tipo di apparecchio, magari anche in offerta speciale, potrebbe essere interessante per i propri scopi: non bisogna invece mai dimenticare come, in realtà, sono i costi di toner per fotocopiatrici – toner per fotocopiatori o comunque di consumabili, ad essere rilevanti per la redditività. Che cosa dire infine dello smaltimento di toner e cartucce? Quest’ultimo ha un costo spesso notevole: su queste voci è possibile risparmiare parecchio.
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L’informatica è una risorsa importantissima per un gran numero di aziende, indipendentemente dalle dimensioni delle stesse e dal tipo di attività che svolgono, e questo, proprio perché soltanto attraverso l’uso di apparecchiature tecnologicamente evolute è possibile portare a compimento mansioni articolate.
Prendiamo per esempio tutte le attività di segretariato che possano avere un legame più o meno importante con l’elaborazione di testi e di calcoli: solo attraverso un computer, è possibile ridurre i costi relativi ad eventuali rischi di errori, con la correzione a video, evitando di sprecare della carta. D’altro canto, anche dal momento in cui ci si debba preoccupare di ottimizzare i costi di un’azienda, non si può comunque chiudere gli occhi di fronte alle conseguenze che possono comportare degli acquisti di apparecchi informatici esagerati in rapporto alle necessità reali dei propri collaboratori. E da questo punto di vista, delle stampanti troppo grandi o dotate di accessori con strumenti di lavoro poco utili, possono avere delle conseguenze più o meno importanti per un gran numero di aziende, soprattutto quando piccole, perché si troverebbero a dover mantenere degli apparecchi sostanzialmente inutili. Nel caso di una stampante, per esempio, è importante valutare bene anche i costi di esercizio che la stessa presenta: se dotata di scanner, può facilitare la digitalizzazione di documenti cartacei e, ancora, se funzionante a laser o a getto d’inchiostro, può avere effetti differenti a livello di costi di esercizio. La sostituzione in modo particolare dei consumabili, può avere un’incidenza notevole: un toner ha un costo infatti più elevato, e lo smaltimento dello stesso, ha delle implicazioni differenti rispetto alle cartucce a getto di inchiostro, che possono essere anche ricaricate direttamente in azienda con kit appositi. I toner vanno quindi acquistati rigenerati, magari in negozi ad hoc, perché in questo modo è possibile risparmiare sui costi di smaltimento e di acquisto. |
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Settembre 2017
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